Modelagem de Processos de Negócios - a criação de uma descrição gráfica de um processo de negócio - é uma prática reconhecida para descrever, analisar e melhorar operações em uma organização. Em muitas organizações, o modelo em si é o produto final que comunica o processo de negócio às partes interessadas; no entanto, ir além da modelagem de processos para a automação de processos pode gerar benefícios significativos.
Por quê modelamos processos?
Praticamente todas as organizações criam descrições de seus principais processos: por exemplo,como enviar as remessas de um cliente, ou como gerar os relatórios financeiros de fechamento de mês. Em muitos casos, estas vão além de descrições textuais, incluindo modelos gráficos dos processos, que normalmente são fluxogramas que determinam de que forma as atividades estão inter-relacionadas.
Modelos de processos podem ser criados utilizando ferramentas específicas de diagramação, ou aplicativos mais sofisticados que garantem a integridade nos modelos e proporcionam análises para a melhoria de processos. Estas ferramentas podem utilizar modelos padrões de notações, tais como o BPMN (Business Process Model and Notation), ou notações gráficas específicas de uma organização ou determinada pessoa - e provavelmente conhecidas apenas por elas.
Uma vez criados, modelos de processo são documentos operacionais valiosos, que podem orientar funcionários nos passos a serem seguidos nos processos, garantindo que estes sejam desempenhados de forma padronizada, possibilitando que todas as partes interessadas tenham o mesmo conhecimento dos processos. Documentar processos permite que técnicas analíticas sejam aplicadas, manualmente ou por meio de software de análise de modelos, para detectar deficiências e congestionamentos nos processos, e simular processos melhorados antes que estes sejam postos em prática.
Gestão de Processos (BPM): além da modelagem
A gestão de processos (BPM) abarca uma variedade abrangente de metodologias e ferramentas focadas na melhoria do funcionamento de processos. Os termos usados para descrever a BPM podem variar, mas em geral incluem os seguintes:
- A modelagem de processos: é a criação de descrições gráficas de um processo empresarial; normalmente é um fluxograma;
- A análise de processos (BPA) é um superconjunto de modelagem de processos, acrescentando técnicas analíticas para detectar problemas e melhorar os processos, tais como Lean Six Sigma e simulação de processos;
- A automação de processos: é a digitalização de processos empresariais por meio de um software. A automação pode incluir tarefas humanas a serem cumpridas por operadores como também atividades inteiramente automatizadas, incluindo a integração e orquestração com outros sistemas. Esta pode ser implementada por meio de um sistema de gestão de processos (BPMS) ou codificada em outros aplicativos;
- A gestão de processos: é um superconjunto de automação de processos, utilizando um sistema de gestão de processos para automação aliado ao monitoramento de processos, gestão de tarefas e melhoria de processos. Esta pode incluir funções tais como alocação de tarefas, equilíbrio de carga, painel gerencial, medições de indicadores-chave de desempenho (KPI), análises preditivas em tempo real e definições de processos dinâmicos;
Quais benefícios que podem ser esperados quando formos além da modelagem de processos?
A gestão de processos promove benefícios adicionais além da automação, muitos deles centrados em melhorar a satisfação do cliente:
- Fornecer contexto informacional completo para melhorar a tomada de decisões humana e priorizar a experiência do cliente;
- Permitir que os processos sejam centrados em modelos ágeis, podendo ser facilmente modificados para melhorias contínuas e inovações;
- Capacitar a colaboração entre os processos, levando à resolução acelerada de problemas;
- Monitorar e gerenciar o trabalho em andamento, incluindo alocação de tarefas e equilíbrio de carga, para otimizar o uso da mão de obra;
- Prever e proativamente alertar prazos não cumpridos e indicadores-chave de desempenho (KPI);
Embora os resultados finais ainda sejam importantes,estes últimos benefícios demonstram de que forma a gestão de processos (BPM) pode melhorar a diferenciação competitiva e a geração de receita bruta.
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